למה רוב מעצבי הפנים והאדריכלים עובדים עם 8 מערכות שונות (ולמה זאת הבעיה האמיתית)
- 5 באוג׳
- זמן קריאה 6 דקות
בקצרה:
במאמר הזה אני משתפת למה גם סטודיואים מסודרים מרגישים לפעמים שהכול מפוזר, למה הבעיה היא לא חוסר ארגון אלא ריבוי מערכות, ואיך הניסיון שלי בניהול סטודיו לעיצוב פנים ואדריכלות הוביל לפיתוח של SETT – מערכת שמרכזת את כל העבודה במקום אחד. לפני כמה שנים, אם הייתם שואלים אותי מה הדבר שהכי מעכב אותי בעבודה, כנראה שהייתי עונה בלי לחשוב פעמיים: זמן.
היום אני חושבת שהתשובה אחרת לגמרי. זה לא הזמן.
זו כמות הפעמים שבהן אנחנו נאלצים לעצור את מה שאנחנו עושים, רק כדי לחפש מידע.
זה קורה כל כך הרבה פעמים במהלך היום, שכבר התרגלנו לזה. אנחנו אפילו לא שמים לב.
הלקוח מתקשר ושואל מתי מגיע גוף התאורה לסלון. אני פותחת את הוואטסאפ עם הספק, לא מוצאת את ההודעה, נזכרת שכנראה הוא שלח אותה במייל. במייל אני מוצאת את ההזמנה, אבל לא את מספר הדגם. אני חוזרת לדרייב כדי לפתוח את המצגת של החומרים, ואז נזכרת שהתמונה בכלל נשמרה באלבום בטלפון אחרי ביקור באולם התצוגה.
עברו אולי שלוש דקות.
לא קרה שום דבר דרמטי.
אבל בדיוק ככה נראים עשרות רגעים קטנים במהלך כל יום עבודה.
וכשמחברים את כולם, מבינים שהבעיה האמיתית היא לא הזמן שנדרש לבצע את העבודה,
אלא הזמן שאנחנו מבזבזים על המעברים שבין המידע.
אנחנו לא מנהלים רק פרויקטים. אנחנו מנהלים אינספור החלטות.
יש נטייה לחשוב שניהול סטודיו לעיצוב פנים או משרד אדריכלות הוא בסך הכול עניין של רשימת משימות מסודרת.
אבל מי שעובד בתחום יודע שזה רחוק מאוד מהמציאות.
כל פרויקט מורכב ממאות החלטות קטנות.
בחירת חומרים, תיאום מול ספקים, פגישות עם לקוחות, שינויים בתוכניות.
אישורי ביצוע, מעקב אחר הזמנות, תשלומים.ביקורי שטח.תמונות.הערות.קבצים.
ולכל אחת מההחלטות האלה יש הקשר. היא קשורה ללקוח מסוים, לחלל מסוים, לספק מסוים, לתקציב מסוים ולשלב מסוים בפרויקט.
הבעיה היא שההקשר הזה כמעט תמיד הולך לאיבוד.
התמונה נמצאת במקום אחד.
החשבונית במקום אחר.
המשימה במקום שלישי.
והשיחה שהסבירה למה בכלל בחרנו את אותו חומר נמצאת עמוק בתוך קבוצת וואטסאפ מלפני שמונה חודשים.
במשך השנים ניסיתי כמעט כל כלי אפשרי.
מערכות לניהול משימות ופרוייקטים כמו טרלו, אסאנה, מונדיי, טודואיסט וכמובן גם דרייב. אקסל. יומן. מחברות. מחברות דיגיטליות
אפליקציות למשימות.
כולן עושות משהו טוב.
Google Drive מצוין לניהול קבצים.
Google Calendar מצוין לניהול פגישות.
WhatsApp הוא כלי תקשורת מהיר ונוח.
Pinterest הוא מקום נהדר לשמור השראות.
הבעיה היא לא באף אחת מהן.
הבעיה מתחילה ברגע שבו אנחנו מנסים לנהל פרויקט שלם באמצעות אוסף של כלים, שכל אחד מהם מכיר רק חלק קטן מהסיפור.
בסוף אנחנו לא מנהלים פרויקט אחד.
אנחנו מנהלים שמונה מערכות שונות, ומנסים כל הזמן לחבר ביניהן בראש.
ככל שהניסיון שלי גדל, הבנתי שהבעיה לא נפתרת מעצמה.
וזה לא משנה אם עובדים על פרויקט אחד או על עשרה.
כל פרויקט מביא איתו עשרות החלטות קטנות שצריך לזכור לאורך הדרך.
בחירת חומרים.
ספקים.
הצעות מחיר.
גרסאות של תוכניות.
ביקורי שטח.
תמונות.
והודעות.
ואז מגיעים אותם רגעים שכל מעצב או אדריכל מכיר.
"אני בטוחה שכבר בחרנו את הברז הזה..."
"רגע, מי היה הספק של האריחים?"
"שלחנו כבר את ההצעת מחיר המעודכנת?"
"הלקוח כבר אישר את התוכנית הזאת, או שזו עדיין הגרסה הקודמת?"
כל אחת מהשאלות האלה אמורה לקחת כמה שניות.
אבל במציאות, הן הופכות לכמה דקות של חיפושים בין דרייב, וואטסאפ, מיילים ותמונות.
לא בגלל שחסר לנו מידע, אלא בגלל שהוא פשוט לא נמצא במקום אחד.
יש מושג בפסיכולוגיה שנקרא "עלות המעבר".
כשאנחנו עוברים ממשימה אחת לאחרת, המוח שלנו לא עובר באופן מיידי.
הוא צריך כמה רגעים כדי להיכנס מחדש להקשר.
במהלך יום עבודה בסטודיו אנחנו עושים את זה עשרות פעמים.
מעיצוב לתקציב.
מהתקציב לוואטסאפ.
מהוואטסאפ למייל.
מהמייל לדרייב.
מהדרייב ליומן.
אנחנו לא רק מחפשים מידע.
אנחנו שוב ושוב בונים מחדש את ההקשר של הפרויקט.
וזה, בעיניי, אחד הדברים הכי מעייפים בעבודה.
לא העיצוב.
לא הלקוחות.
לא הספקים.
המעברים.
במשך הרבה זמן חשבתי שככה זה אמור להיות.
הייתי בטוחה שכל סטודיו עובד כך. שזה חלק בלתי נפרד מהמקצוע.
שאם רק אהיה יותר מסודרת, אמצא דרך להשתלט על הכול.
אבל ככל שעבדתי יותר שנים, הבנתי שאני לא מחפשת להיות מסודרת יותר.
אני מחפשת לעבוד בצורה שפשוט מתאימה לאופן שבו סטודיו לעיצוב פנים ואדריכלות באמת עובד.
מערכת שלא תכריח אותי לזכור איפה שמרתי כל דבר.
מערכת שלא תדרוש ממני לקפוץ בין עשר אפליקציות שונות.
מערכת שתבין שפרויקט הוא לא רק רשימת משימות, אלא רצף של החלטות, אנשים, קבצים, פגישות ותהליכים שכולם קשורים זה לזה.
בשלב הזה הבנתי שהבעיה שלי היא כנראה לא רק שלי.
כמעט כל מעצב או אדריכל שאני מכירה עובד בצורה דומה.
לכל אחד יש את השיטה שלו.
מישהי אחרת בנתה מערכת שלמה באקסל.
יש מי שמשתמש ב-Monday, ב-ClickUp או ב-Trello.
ויש מי שבנה מערכת שלמה באקסל.
אבל בסוף כל השיחות האלה הובילו תמיד לאותה נקודה.
כולם עדיין מחפשים דברים.
כולם עדיין מרגישים שהמידע מפוזר.
כולם עדיין מנסים לחבר בראש חלקים שנמצאים במקומות שונים.
ואז עלתה אצלי שאלה שלא הצלחתי להוציא מהראש.
אולי הבעיה היא בכלל לא הדרך שבה אנחנו עובדים.
אולי הבעיה היא שהכלים שאנחנו משתמשים בהם מעולם לא נבנו עבור הדרך שבה סטודיו לעיצוב פנים ואדריכלות באמת מתנהל.
ככל שחשבתי על זה יותר, הבנתי שאנחנו מנסים להתאים את עצמנו לכלים, במקום שהכלים יתאימו אלינו.
רוב מערכות ניהול הפרויקטים הקיימות בעולם נבנו עבור חברות תוכנה, משרדי שיווק, צוותי פיתוח או ארגונים גדולים. הן מצוינות במה שהן עושות, אבל הן לא מכירות את המציאות של סטודיו לעיצוב פנים.
הן לא יודעות מה זה ביקור שטח.
הן לא יודעות מה המשמעות של מעקב אחרי רכש, ספקים, הזמנות, תקציבים ותיאומים מול עשרות אנשי מקצוע במקביל.
ובעיקר, הן לא מבינות שכל פרויקט הוא עולם שלם שחייב להיות מחובר.
כי מבחינתי, פרויקט הוא לא רשימת משימות.
הוא סיפור.
לכל החלטה יש סיבה.
לכל תמונה יש הקשר.
לכל בחירת חומר יש חלופה שנפסלה.
לכל הזמנה יש תאריך.
לכל תשלום יש משמעות.
וכשכל חלק מהסיפור הזה נמצא במקום אחר, אנחנו לא רק מבזבזים זמן על חיפושים. אנחנו מאבדים את הרצף של הפרויקט.
זו הייתה ההבנה ששינתה לי את הדרך שבה הסתכלתי על כל העבודה שלי.
במקום לשאול איך אני יכולה להיות יותר מסודרת, התחלתי לשאול איך צריכה להיראות סביבת העבודה שלי.
איך היה נראה מקום שבו כל המידע של הפרויקט חי יחד.
לא רק הקבצים.
גם המשימות.
גם הפגישות.
גם הספקים.
גם הרכש.
גם התמונות.
גם ביקורי השטח.
גם ההחלטות שקיבלנו לאורך הדרך.
במילים אחרות, רציתי לפתוח פרויקט ולהרגיש שאני רואה את כל הסיפור שלו,
לא רק חלקים מפוזרים ממנו.
במשך שנים עבדתי כך.
כל פרויקט חדש היה גם הזדמנות לשפר עוד קצת את הדרך שבה אני עובדת.
הייתי מוסיפה טבלאות, משנה תיקיות, מעדכנת קבצים.
בונה תבניות חדשות.
אבל תמיד הרגשתי שאני מטפלת בסימפטומים.
לא בבעיה עצמה.
בסופו של דבר הבנתי שאני לא מחפשת עוד שיטה.
אני מחפשת מערכת עבודה שנבנתה מתוך החיים האמיתיים של סטודיו לעיצוב פנים ואדריכלות.
מערכת שמבינה שלא מספיק לדעת שיש פגישה ביום שלישי.
צריך לדעת לאיזה שלב בפרויקט היא קשורה.
אילו תוכניות יעלו בה.
אילו חומרים כבר נבחרו.
מה הלקוח צריך לראות לפניה.
ומה צריך לקרות אחריה.
אותו דבר נכון גם לגבי ביקורי שטח.
הם לא רק תמונות והערות.
הם חלק מהרצף של הפרויקט.
אותו דבר לגבי ספקים.
רכש.
תקציבים.
קבצים.
הכול קשור.
וכשכל הדברים האלה חיים במקומות שונים, אנחנו אלה שצריכים לחבר אותם בכל פעם מחדש.
באותו שלב התחיל להתגבש אצלי רעיון.
לא לבנות עוד מערכת.
לבנות את מערכת העבודה שתמיד רציתי שתהיה לי.
מערכת שנולדה מתוך יותר מעשר שנים של עבודה בסטודיו, מתוך מאות פרויקטים, מאות ביקורי שטח ואלפי החלטות קטנות שהצטברו לאורך השנים.
כך נולדה SETT.
לא מתוך רצון להקים חברת תוכנה.
אלא מתוך רצון לפתור בעיה שפגשתי כמעט בכל יום עבודה.
היום SETT מרכזת במקום אחד את כל מה שמרכיב פרויקט: משימות, פגישות, קבצים, ספקים, רכש, תקציבים, ביקורי שטח, פורטל לקוחות ועוד.
אבל מבחינתי, אלה לא הפיצ'רים החשובים.
הדבר החשוב באמת הוא התחושה.
התחושה שאני כבר לא צריכה לזכור איפה נמצא כל דבר.
אני יודעת שאם הוא שייך לפרויקט, הוא נמצא בפרויקט.
אני לא חושבת שכל מעצב או אדריכל חייב לעבוד בדיוק כמוני.
אני גם לא חושבת שיש דרך אחת נכונה לנהל סטודיו.
אבל אני כן מאמינה שמגיע לנו לעבוד עם כלים שמבינים את המקצוע שלנו.
במשך שנים התרגלנו לחשוב שזה חלק מהעבודה – לחפש קבצים, להיזכר איפה שמרנו תמונה, לעבור בין עשר אפליקציות שונות ולהחזיק בראש אינספור פרטים קטנים.
אולי הגיע הזמן להפסיק לקבל את זה כמובן מאליו.
כי בסופו של דבר, אנחנו לא פתחנו סטודיו כדי לנהל קבצים.
פתחנו אותו כדי לתכנן, ליצור ולעצב.
ואם סביבת העבודה שלנו מצליחה להחזיר לנו אפילו שעה אחת ביום של ריכוז אמיתי, היא לא רק חוסכת זמן.
היא מאפשרת לנו לחזור להתמקד במה שאנחנו באמת אוהבים לעשות.
רוצים לראות איך זה עובד?
אם גם אתם מנהלים סטודיו לעיצוב פנים או משרד אדריכלות ומרגישים שהמידע שלכם מפוזר בין יותר מדי מקומות, אני מזמינה אתכם להכיר את SETT.
המערכת נבנתה מתוך יותר מעשר שנים של עבודה אמיתית בסטודיו, במטרה לרכז את כל תהליך העבודה במקום אחד – מפרויקט חדש ועד למסירת המפתח.
על SETT
SETT היא מערכת לניהול סטודיו לעיצוב פנים ואדריכלות, שנבנתה מתוך יותר מעשר שנות עבודה אמיתית בסטודיו. המערכת מרכזת במקום אחד את הפרויקטים, המשימות, הספקים, הרכש, התקציבים, הקבצים, ביקורי השטח, פורטל הלקוחות ותהליכי העבודה של הסטודיו.
תגובות