שגרת תחילת החודש שלי — איך אני מתכננת חודש חדש בסטודיו לעיצוב פנים

יש לי שגרת תחילת חודש די קבועה בסטודיו. אחרי יותר מ־15 שנים כמעצבת פנים עצמאית, גיליתי שאחד הדברים שעוזרים לי לנהל את הסטודיו לעיצוב פנים בצורה מסודרת יותר הוא לעצור פעם בחודש ולהסתכל על הכול קצת מלמעלה.

אני משתדלת לעשות אותה ממש ב־1 לחודש, או לפחות באחד הימים הראשונים שלו. קפה כמובן, קצת שקט, ו־SETT. פתוחה מולי.

המטרה היא לא להתחיל ישר לעבוד או לעבור על רשימת המשימות, אלא דווקא לעצור רגע ולהסתכל על החודש הקרוב מלמעלה.

מה אני רוצה שיקרה החודש?איזה פרויקטים חשוב לי לקדם?מה אני רוצה להשלים?מה קורה כרגע בעסק?ואיפה אני רוצה להיות בסוף החודש הזה?

זו הסתכלות הרבה יותר רחבה ופחות ספציפית. מתוך הדברים האלה ייגזרו אחר כך המשימות השבועיות והיומיות שלי.

אני מתחילה מ־1–3 מטרות לחודש

אני לא כותבת רשימה אינסופית של כל הדברים שהייתי רוצה להספיק.

אני משתדלת לבחור בין מטרה אחת לשלוש מטרות־על לחודש הקרוב.

אלה יכולות להיות מטרות שקשורות לפרויקט מסוים, לסטודיו, לתוכן, למוצר שאני רוצה לקדם או למשהו שיושב אצלי כבר יותר מדי זמן ואני רוצה סוף סוף להזיז.

מבחינתי אלה הדברים שאני רוצה לזכור גם כשהחודש מתחיל להתמלא בפגישות, טלפונים, לקוחות וכל אותן משימות קטנות שמופיעות תוך כדי.

עוברת על הפרויקטים ועל תמונת המצב של הסטודיו

אחרי שהגדרתי לעצמי מה חשוב לי החודש, אני פותחת את SETT. ועוברת על הסטודיו.

אני מסתכלת על כל הפרויקטים הפעילים שלי, אילו פרויקטים נמצאים כרגע בהשהיה, מה צריך להתקדם החודש ואיפה יש דברים פתוחים שאני לא רוצה שייפלו בין הכיסאות.

אני עוברת גם על המשימות ועל הדברים שמחכים לי ורוצה להבין אם סדר העדיפויות שלי עדיין נכון.

אני לא מתכננת בשלב הזה כל משימה וכל יום בחודש.

המטרה היא לקבל תמונה רחבה וברורה של מה שקורה כרגע בסטודיו.

וזו למעשה אחת הסיבות שבניתי את SETT. מלכתחילה —  רציתי מערכת לניהול הסטודיו והפרויקטים למעצבים ואדריכלים, שתאפשר לי לפתוח מקום אחד ולראות בצורה ברורה מה קורה בפרויקטים, במשימות ובסטודיו, במקום לאסוף את התמונה מכמה מערכות ורשימות שונות.

מסתכלת גם על הכסף

עם השנים הבנתי שניהול עסק כמעצבת פנים עצמאית הוא כמובן הרבה מעבר לניהול הפרויקטים עצמם. תחילת החודש מבחינתי היא גם הזמן לעצור ולעבור על הצד הכלכלי של הסטודיו.

בתחילת כל חודש, אני עוברת על ההכנסות של החודש האחרון, בודקת מה צפוי להיכנס בחודש הקרוב, אילו תשלומים עדיין פתוחים ואיפה יש גבייה שאני צריכה לבצע.

בתוך SETT. אני יכולה לעבור גם על מצב התשלומים בפרויקטים ולראות מה שולם, מה עדיין צריך להיגבות ומה צפוי בהמשך.

בעיניי זו חלק מאותה הסתכלות חודשית.

כי כדי לדעת איפה העסק עומד, לא מספיק לדעת כמה פרויקטים יש לי וכמה משימות מחכות לי. אני רוצה לדעת גם מה קורה במספרים.

עושה ריקאפ קטן לחודש שעבר

לפני שאני מסתכלת רק קדימה, אני אוהבת להסתכל גם רגע אחורה.

אני עוברת על הנכסים הדיגיטליים שלי ועל הנתונים של החודש האחרון — האתר, התוכן, הרשתות וכל מה שרלוונטי למה שאני עושה באותה תקופה.

אני לא בהכרח יושבת עכשיו לניתוח נתונים של שעות.

אני בעיקר מחפשת מגמות.

מה עבד טוב?מה קיבל יותר עניין?מאיפה הגיעו אליי?מה גדל?מה פחות עבד?והאם יש משהו שאני רוצה לקחת מהחודש האחרון ולהמשיך איתו גם לחודש הבא?

לפעמים כמה דקות כאלה נותנות לי הרבה יותר כיוון מעוד רשימת משימות.

ויש גם את הדברים שאני דוחה...

יש משימות שהן פשוט אלופות בלשרוד מחודש לחודש.

לא כי הן מורכבות במיוחד, אלא כי הן לא דחופות.

וכשמשהו לא דחוף, תמיד יהיה משהו אחר לעשות לפניו.

לכן אם יש משהו כזה שאני יודעת שאני רוצה סוף סוף לסיים, אני מכניסה אותו כחלק מהמטרות שלי לחודש.

עצם זה שהחלטתי "זה קורה החודש" כבר נותן לו מסגרת.

ובדרך כלל, כשאני סוף סוף מגיעה אליו, אני מגלה שהוא היה הרבה פחות נורא ממה שעשיתי ממנו בראש :)

ואז מגיע הריסט שלי

יש עוד הרגל קטן שנכנס אצלי לשגרת תחילת החודש עם השנים — לעשות קצת סדר.

אני מנקה את הדסקטופ במחשב, מוחקת דברים שכבר לא צריך ומעבירה קבצים שהצטברו למקום שלהם.

ואני משתדלת להקדיש קצת זמן גם למשרד.

למיין דברים, לזרוק את מה שכבר לא רלוונטי, לפנות את השולחן ולעשות קצת סדר בכל מה שהצטבר במהלך החודש.

לא איזה מבצע ניקיון מטורף.

פשוט ריסט קטן.

אני אוהבת להתחיל חודש חדש כשהמחשב שלי נקי יותר, המשרד מסודר יותר והראש קצת יותר פנוי.

הרגל שנשאר, גם כשהכלים השתנו

הקטע המעניין הוא שאת הפוסט הזה כתבתי במקור לפני כחמש שנים.

אז הייתי מתחילה את החודש עם פלנר חודשי, עוברת על Trello, מדפיסה חשבוניות ומסדרת ניירת.

היום כמעט כל הכלים האלה כבר נעלמו משגרת העבודה שלי.

הפלנר ו־Trello הוחלפו ב־SETT., החשבוניות והמסמכים הפכו ברובם לדיגיטליים, וגם הדרך שבה אני מנהלת את הסטודיו השתנתה מאוד.

אבל ההרגל עצמו דווקא נשאר.

פעם בחודש לעצור.

להסתכל אחורה על מה שהיה, להבין איפה הדברים עומדים עכשיו, ולהחליט מה באמת חשוב לי לקדם בחודש שמתחיל. הכלים השתנו. השגרה השתכללה. אבל הרעיון נשאר בדיוק אותו הדבר.

להתחיל את החודש כשאני יודעת לאן אני רוצה להגיע.

שיהיה חודש מעולה ופרודוקטיבי 🙌

❤

עינב מאי  

Einav May - Design studio & Practice

קורסים דיגיטליים | הדרכות וקבצי עזר  | פודקאסט