הכלים לניהול סטודיו לעיצוב פנים שאני באמת משתמשת בהם
- 10 בנוב׳ 2020
- זמן קריאה 3 דקות
עודכן: 16 באוג׳
מי שמכיר אותי יודע שאני קצת פריקית של פרודוקטיביות.
אני כל הזמן מחפשת איך לעבוד יותר חכם, לייעל תהליכים, לחסוך זמן ובעיקר — איך לגרום לפחות דברים ליפול בין הכיסאות.
כתבתי את הפוסט הזה לראשונה לפני כמה שנים, ומצחיק לחזור אליו היום ולראות כמה דרך העבודה שלי השתנתה מאז.
חלק מהכלים עדיין איתי. חלק כבר לא. ואחד הכלים שהופיע כאן בעבר — Trello — הוחלף בסופו של דבר במערכת שבניתי בעצמי בדיוק בגלל שהרגשתי שאני צריכה משהו אחר.
אז הנה הגרסה המעודכנת: 5 כלים שאני באמת משתמשת בהם היום לניהול הסטודיו והפרויקטים שלי.
1. ניהול הסטודיו והפרוייקטים - SETT.
פעם הסעיף הזה היה Trello.
השתמשתי ב־Trello במשך שנים לניהול המשימות שלי ואפילו כתבתי כאן בבלוג פוסט שלם על הדרך שבה עבדתי איתו.
אבל עם הזמן הבנתי שהבעיה שלי היא כבר לא למצוא אפליקציה טובה לניהול משימות.
המשימות היו במקום אחד, הפגישות במקום אחר, הרכש בקבצים אחרים, התקציב באקסל, הספקים באנשי הקשר, התמונות בטלפון והמידע על הפרויקט מפוזר בין כולם.
רציתי מקום אחד שאליו כל העבודה של הפרויקט חוזרת.
מתוך הצורך הזה נולדה SETT. — המערכת שבה אני מנהלת היום את הסטודיו והפרויקטים שלי.
בתוך SETT אני מנהלת משימות, פגישות, רכש, תקציבים, ספקים, קבצים, ביקורי שטח ועוד — כשהכול מחובר לפרויקט הרלוונטי.
וזה כנראה השינוי הכי משמעותי שעשיתי בדרך שבה אני מנהלת את הסטודיו שלי בשנים האחרונות.
דרופבוקס Dropbox הוא דווקא אחד הכלים שנשארו איתי לאורך השנים.
התחלתי להשתמש בו עוד בתקופת הלימודים, כשהרעיון שקובץ שאני שומרת במחשב מופיע מיד גם בטלפון הרגיש כמעט כמו קסם.
היום כל קבצי העבודה של הסטודיו שלי נמצאים בענן. אני יכולה לפתוח תוכנית, מסמך או תמונה גם כשאני מחוץ למשרד ולגשת לחומר של פרויקט כשאני צריכה אותו.
בעבודה בעיצוב פנים ואדריכלות, שבה אנחנו כל הזמן בתנועה בין המשרד, פגישות וביקורים בשטח, הגישה הזו לקבצים מכל מקום היא מבחינתי בסיסית. 3. וואצאפ ווב WhatsApp Web
אפשר לדבר על מערכות ותהליכים כמה שרוצים, אבל בישראל לפחות, חלק עצום מהתקשורת עם לקוחות, ספקים וקבלנים עדיין קורה ב־WhatsApp.
אני משתמשת ב־WhatsApp גם מהמחשב, מה שמאפשר לי לשלוח קבצים, תמונות ותוכניות ולעבוד הרבה יותר מהר מאשר דרך הטלפון.
אבל אחד הדברים שלמדתי עם השנים הוא ש־WhatsApp הוא כלי מצוין לתקשורת, והרבה פחות טוב כמקום שבו שומרים ומנהלים את המידע של הפרויקט.
הודעה חשובה שנשלחה לפני שלושה חודשים בתוך קבוצה פעילה יכולה להיעלם די מהר.
לכן מבחינתי WhatsApp נשאר כלי לתקשורת — אבל משימות, פגישות, החלטות ומידע שאני צריכה לחזור אליו נשמרים במקום שבו אני מנהלת את הפרויקט.
ChatGPT וכלי AI הרבה מעבר לכתיבת טקסטים
זה כמובן סעיף שלא היה קיים כשכתבתי את הפוסט המקורי.
היום בינה מלאכותית היא חלק כמעט יומיומי מהעבודה שלי.
אני משתמשת ב־AI לחשיבה, מחקר, ניסוח, סיעור מוחות, בניית תהליכים, עבודה על תוכן ולפעמים פשוט כדי לקחת מחשבה לא מסודרת ולהפוך אותה למשהו שאפשר לעבוד איתו.
ובעולם העיצוב והאדריכלות האפשרויות כבר הרבה יותר רחבות — מיצירת ועריכת תמונות ועד עבודה עם תוכניות, פרזנטציות ותוכן.
השינוי מבחינתי הוא לא רק שיש לנו עוד כלי. הוא שאנחנו יכולים לעשות היום דברים שפעם דרשו הרבה יותר זמן — ולפנות את הזמן שלנו לדברים שבהם אנחנו באמת צריכים להיות.
ומה השתנה אצלי יותר מהכל?
כשכתבתי את הפוסט הזה בפעם הראשונה, חיפשתי כל הזמן עוד כלים.
היום אני חושבת קצת אחרת.
המטרה שלי היא לא לעבוד עם כמה שיותר אפליקציות, אלא בדיוק להפך — לצמצם את מספר המקומות שאני צריכה לעבור ביניהם במהלך היום.
כל כלי שאני מכניסה לעבודה שלי צריך לפתור בעיה אמיתית, לחסוך לי זמן או להפוך את העבודה למסודרת וברורה יותר.
ואם הוא לא עושה את זה — כנראה שאני לא באמת צריכה אותו.
אולי זו מבחינתי הפרודוקטיביות האמיתית.
לסיום — עוד כמה המלצות
- הספר FREE TO FOCUS - ספר שקראתי לפני כמה שנים והשפיע מאוד על הדרך שבה אני חושבת על פרודוקטיביות — איך לייעל תהליכים, להפוך פעולות שחוזרות על עצמן לשיטה מסודרת, ובעיקר לפנות זמן לדברים שבאמת חשובים לנו. - המנטורית של הסטודיו GPT שיצרתי במיוחד למעצבים ואדריכלים, מתוך הניסיון שלי בניהול סטודיו עצמאי. אפשר להתייעץ איתה על ניהול העסק והסטודיו, תמחור, לקוחות, התלבטויות מקצועיות, קבלת החלטות ועוד — קצת כמו מישהי שאפשר לפתוח איתה את הדברים כשצריך עוד ראש לחשוב איתו. [לדבר עם המנטורית של הסטודיו] בסופו של דבר, פרודוקטיביות מבחינתי היא כבר פחות החיפוש אחרי עוד אפליקציה — ויותר היכולת לבנות לעצמנו דרך עבודה וכלים שעוזרים לנו לחשוב טוב יותר, לעבוד מסודר יותר ולבזבז פחות זמן על הדברים שלא צריכים לקחת אותו.
מקווה שלקחתם מכאן לפחות משהו אחד שיעזור גם לכם :) ❤
Einav May - Design studio & Practice
תגובות