שיחה ראשונה עם לקוח בעיצוב פנים – מה חשוב לשאול לפני שמתקדמים?

שיחה ראשונה עם לקוח בעיצוב פנים – מה חשוב לשאול לפני שמתקדמים?

אחרי יותר מ־15 שנים של ניהול סטודיו לעיצוב פנים, למדתי שאפשר להבין המון כבר בשיחה הראשונה עם לקוח פוטנציאלי.

לא אם הפרויקט יהיה יפה.לא אם הוא ייכנס למגזין.אבל בהחלט אם יש כאן בסיס לתהליך עבודה טוב.

פעם חשבתי שהמטרה של השיחה הראשונה היא בעיקר לגרום ללקוח לרצות לעבוד איתי.

היום אני מסתכלת עליה אחרת.

אני בודקת התאמה בדיוק כמו שהלקוח בודק אותי.

כי פרויקט עיצוב פנים הוא מערכת יחסים שיכולה להימשך חודשים ולעיתים גם שנים. אנחנו מקבלים יחד החלטות, מדברים על כסף, מתמודדים עם שינויים, בעלי מקצוע, עיכובים ורגעים של לחץ.

ולכן מבחינתי, עוד לפני הצעת המחיר, חשוב להבין אם הפרויקט מתאים לי — ואם האנשים שמולי מתאימים לדרך שבה אני עובדת.

לפני שקובעים פגישה – אני רוצה להבין מה הפרויקט

לא כל טלפון מלקוח חדש צריך להפוך מיד לפגישה.

בעבר הייתי שומעת לא מעט: "אולי פשוט תבואי לראות את הדירה?"

אבל להגיע לכל פרויקט פוטנציאלי לוקח זמן, ובחלק גדול מהמקרים אפשר להבין כבר בשיחת טלפון אם בכלל יש טעם להתקדם.

לכן אני מתחילה בכמה שאלות בסיסיות:

• מה סוג הפרויקט ומה הגודל שלו?

• איפה הוא נמצא?

• מה המצב שלו כרגע — דירה חדשה, שיפוץ, נכס קיים, מסחרי?

• מה הם רוצים לעשות?

• באיזה שלב הם נמצאים?

• מתי הם רוצים להתחיל ומתי מצפים לסיים?

• מה סדר הגודל של התקציב?

• ואיזה סוג של ליווי הם מחפשים ממני?

אם צריך, אבקש גם תכנית של הנכס וכמה תמונות או סרטון לפני שנמשיך.

אני לא מנסה לתכנן את הפרויקט בשיחה הזאת. אני פשוט רוצה לקבל תמונה מספיק ברורה כדי להבין מה עומד מולי.

וכן, צריך לדבר על תקציב

זו עדיין אחת השאלות שהכי קשה למעצבים לשאול — וגם אחת החשובות ביותר.

אני רוצה להבין כבר בשלב מוקדם מה סדר הגודל שהלקוח מתכנן להשקיע בפרויקט.

לא כדי "להיכנס לו לכיס", אלא כי לתקציב יש השפעה ישירה על מה שאפשר לתכנן, על רמת הגמר, על היקף העבודה ועל הציפיות משני הצדדים.

אם ללקוח אין עדיין מספר ברור, אני יכולה לתת סדרי גודל ולעזור לו להבין אם הציפיות שלו פוגשות את המציאות.

מבחינתי, עדיף לגלות בשיחה הראשונה שיש פער גדול מאוד — מאשר לגלות אותו אחרי שעות של פגישות, תכנון והצעות מחיר.

האם זו הפעם הראשונה שהם משפצים?

זו שאלה שאני עדיין אוהבת לשאול.

לא כי לקוח שמשפץ בפעם הראשונה הוא לקוח פחות טוב — ממש לא.

אלא כי מי שלא עבר שיפוץ מעולם לא תמיד יודע למה לצפות.

לפעמים יש פער בין התקציב לבין החלומות, לפעמים בין לוחות הזמנים לבין מה שבאמת אפשרי, ולפעמים פשוט לא מבינים עדיין כמה החלטות, בעלי מקצוע והוצאות יש בתוך התהליך.

כשאני יודעת שזו הפעם הראשונה, אני גם יודעת שאני צריכה להסביר יותר ולתאם ציפיות בצורה ברורה יותר כבר מההתחלה.

וזה יכול לעשות הבדל עצום בהמשך.

אני רוצה להבין גם איך הלקוח עובד

עם השנים הבנתי שאני לא מקשיבה רק לנתונים על הפרויקט.

אני מקשיבה גם לאופן שבו הלקוח מדבר על התהליך.

איך התקבלו החלטות עד עכשיו? מי מקבל את ההחלטות בבית? עד כמה הם רוצים להיות מעורבים?האם הם מחפשים מישהי שתוביל אותם או מישהי שתבצע בדיוק את מה שכבר החליטו? מה חשוב להם במיוחד בתהליך?

אין תשובה אחת נכונה.

אבל יש תשובות שמתאימות לצורת העבודה שלי יותר וכאלה שפחות.

וזה בדיוק מה שאני מנסה להבין.

ומה לגבי שכר הטרחה?

גם כאן אני מעדיפה לא להגיע לפגישה כשיש פער שאפשר היה לזהות מראש.

אחרי שאני מבינה פחות או יותר את היקף הפרויקט, אני יכולה לתת טווח ראשוני ולהגיד שפרויקטים מהסוג הזה מתומחרים אצלי בדרך כלל בסדר גודל מסוים.

זו עדיין לא הצעת מחיר.

המטרה היא פשוט להבין שאנחנו נמצאים פחות או יותר באותו אזור.

אם הלקוח ציפה לשלם רבע מהסכום, כנראה שאין טעם שנבזבז את הזמן אחד של השני.

ואם אנחנו בטווח שמתאים לשני הצדדים — מצוין. אפשר להיפגש, להכיר לעומק ולבנות הצעה מדויקת.

אולי אחד הדברים שהשתנו אצלי הכי הרבה עם השנים.

לא כל החלטה עסקית מתקבלת לפי השאלה "כמה אני ארוויח מהפרויקט?"

יש פרויקטים שאני שומעת עליהם ומיד משהו בי נדלק.

חלל מעניין, עסק חדש, אתגר שעוד לא עשיתי, לקוח עם חזון שמסקרן אותי או פרויקט שיכול לקחת אותי למקום יצירתי חדש.

יש פרויקטים שאבחר בהם בגלל ההזדמנות המקצועית, היצירתיות, האנשים או פשוט כי בא לי לעשות אותם.

וזה לגיטימי.

אותו דבר לגבי אנשים. אם תתנו לי לבחור בין פרויקט עם שכר טרחה גבוה מאוד ולקוח שיהפוך כל יום עבודה למאבק, לבין פרויקט קצת פחות רווחי עם אנשים שאני נהנית לעבוד איתם — אני כבר יודעת במה אבחר.

למדתי את זה בדרך הקשה.

פרויקט יכול להימשך שנה ויותר. לקוח שלא מכבד גבולות, שאין מולו אמון או שכל אינטראקציה איתו שואבת אנרגיה יכול להפוך גם פרויקט מדהים על הנייר למשהו שפשוט לא שווה את זה.

ומצד שני, כשיש אמון, הערכה וכימיה טובה — אני יודעת כמה אני מוכנה לתת מעצמי.

ומהן הנורות האדומות שלי?

אני פחות מאמינה היום ברשימות קשיחות של "אם לקוח אומר X — לברוח".

אבל יש דברים שבהחלט גורמים לי לעצור ולבדוק יותר לעומק.

כשכבר בשיחה הראשונה אין כבוד לזמן שלי או לגבולות שאני מציבה.

כשהציפיות מהתקציב ומלוחות הזמנים רחוקות מאוד מהמציאות — ואין פתיחות לשמוע אחרת.

כשלקוח מדבר בצורה מאוד לא מכבדת על כל בעלי המקצוע שעבדו איתו לפניי.

כשיש הרבה מקבלי החלטות אבל לא ברור מי באמת מוביל את הפרויקט.

או כשמשהו בשיחה פשוט מרגיש לי לא נכון.

עם השנים למדתי לא להתעלם גם מהתחושה הזאת.

לא כל פרויקט שאנחנו יכולים לקחת הוא פרויקט שאנחנו צריכים לקחת.

אז מה המטרה של השיחה הראשונה?

לא לסגור עסקה בכל מחיר.

המטרה היא לצאת מהשיחה כשיש לנו מספיק מידע כדי לענות על כמה שאלות:

האם הפרויקט מתאים לי? האם הציפיות ריאליות? האם התקציב והלו"ז מאפשרים לעשות את העבודה כמו שצריך? האם יש התאמה בדרך שבה אנחנו רוצים לעבוד?ו האם אני רוצה לבלות עם האנשים האלה את החודשים הקרובים?

אם התשובה היא כן — עוברים לשלב הבא.

אני קובעת את השיחות האלה כשאני באמת יכולה להיות פנויה אליהן, רושמת תוך כדי את כל הפרטים ולא מסתמכת על הזיכרון.

כי הרבה פעמים, הדברים הקטנים שנאמרים בשיחה הראשונה הם בדיוק הדברים שנרצה לזכור בהמשך.

ובסופו של דבר, לבחור נכון את הפרויקטים שלנו זה חלק לא פחות חשוב מלדעת לתכנן אותם. ואם אתם מרגישים שאתם צריכים רגע לעשות סדר גם בדרך שבה אתם מנהלים את הסטודיו — מול לקוחות, בתמחור, בתהליכי העבודה או בהחלטות העסקיות — אלה בדיוק הדברים שאני פוגשת גם בפגישות הייעוץ והמנטורינג שלי למעצבים ואדריכלים.

לפעמים שיחה אחת מבחוץ יכולה לעזור לראות הרבה יותר ברור מה נכון לשנות, לדייק או פשוט להפסיק לעשות.

→ לפרטים על פגישות ייעוץ ומנטורינג למעצבים ואדריכלים המון בהצלחה, ♥

עינב מאי  

Einav May - Design studio & Practice

קורסים דיגיטליים | הדרכות וקבצי עזר  | פודקאסט